Come si costituisce un UR in Vietnam

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Nonostante la pandemia, con la continua crescita dell’economia vietnamita, gli investitori stranieri scelgono sempre più frequentemente la nazione del sud-est asiatico per combattere l’aumento dei costi in Cina e fronteggiare altri scenari imprevedibili come gli shock commerciali.

Con un panorama commerciale positivo, un clima politico stabile e i bassi salari, non c’è da stupirsi che diversi investitori stranieri vogliano entrare in Vietnam, avviandovi ed espandendovi le loro attività commerciali.

Sono diverse le soluzioni di ingresso nel mercato che le aziende che intendono entrare in Vietnam possono valutare. Ma in questa pubblicazione parleremo dell’Ufficio di Rappresentanza (UR) – dei passi per la sua costituzione e di quanto sia necessario tenere sotto controllo in caso di scioglimento, con particolare riguardo agli adempimenti fiscali.

Costituzione di un UR

L’ufficio di rappresentanza offre una opzione semplice e a basso costo per le aziende che cercano di capire meglio il mercato vietnamita. Questa opzione, in quanto tale, è fra le più comuni al primo ingresso sul mercato vietnamita e spesso precede una presenza più strutturata nel Paese.

Per la portata limitata delle operazioni, le procedure obbligatorie di tassazione e di concessione di licenze di un UR sono spesso più semplici rispetto a quelle di una società interamente di proprietà straniera. Poiché un UR non può generare entrate e non è soggetto a revisione contabile, la maggior parte degli investitori stranieri presume di essere soggetta a imposte minime, non prestando quindi attenzione alla contabilità e alla relativa documentazione.

Che cosa può fare un UR?

L’UR è autorizzato a occuparsi delle seguenti attività:

  1. Eseguire ricerche di mercato;
  2. Agire in qualità di ufficio di collegamento per la sua casa madre; e
  3. Promuovere le attività della sede centrale attraverso incontri ed altre attività che possano condurre, in una fase successiva, alla conclusione di accordi di business.

Gli Uffici di Rappresentanza dipendono dalla casa madre, non possono generare profitti propri né partecipare direttamente ai contratti. Non sono, inoltre, autorizzati all’emissione di fatture.

Che cosa è necessario per ottenere una licenza?

Checklist per l’ottenimento di una licenza di costituzione di un UR:

  1. Presentare una richiesta per la creazione di un RO con il timbro o il sigillo della ditta;
  2. Lettera di nomina del rappresentante dell’UR con documenti di identità e timbro societario;
  3. Delega a favore del consulente per la presentazione del dossier di candidatura;
  4. Certificato di costituzione della società e/o certificato di registrazione della società
  5. Relazione finanziaria verificata della società per l’ultimo esercizio fiscale;
  6. Memorandum d’intesa (Memorandum of Understanding – MoU) dell’ufficio di leasing o contratto di leasing; e
  7. Documenti che forniscono al locatore i diritti legali per la locazione degli spazi.

Per le fasi da 1 a 6 l’entità straniera richiede la copia autenticata, da notaio o autorità consolare, di ogni documento e la copia tradotta in Vietnamita da parte di un’autorità vietnamita competente, come l’Ambasciata del Vietnam e, in Vietnam – dagli uffici del Comitato Popolare, notai pubblici del Dipartimento di Giustizia, studi e agenzie legali.

Prima della registrazione di un UR in Vietnam viene inoltre richiesto un contratto di locazione firmato.

Che cosa devo fare dopo aver ottenuto la licenza?

Checklist successiva all’ottenimento della licenza per la costituzione di un UR:

8. Creare un timbro per L’UR;

»  Permesso di costituzione di un UR

»  Passaporto del rappresentante dell’UR, se straniero, o passaporto/ carta d’identità se il rappresentante è vietnamita

9. Registrazione del codice fiscale dell’UR;

» Richiesta di registrazione del codice fiscale » Delega

» Certificato di registrazione del timbro » Certificato dell’UR in Vietnam

10. Apertura di un conto bancario dell’UR; e

»  Permesso di costituzione dell’UR

»  Certificato di registrazione del timbro

»  Certificato di registrazione del codice fiscale

»  Lettera di autorizzazione riportante i firmatari autorizzati dei conti bancari

11. Avviso di costituzione di un UR della società.

Per le fasi da 8 a 10, per concludere il procedimento verranno richiesti i documenti tradotti e autenticati.

Quanto tempo ci vuole per costituire un UR?

Gli UR possono essere costituiti in 6-8 settimane. Raccomandiamo l’utilizzo di una società di servizi professionali che sappia districarsi nella miriade di leggi e procedure ed assicurare che vengano soddisfatti tutti gli obblighi di conformità.

Considerata l’assenza di ingressi nel paese e dei relativi requisiti per la concessione di licenze, il processo di costituzione legato a questa opzione non prevede tante procedure burocratiche, presenti invece in altri paesi. La licenza di un UR è valida per cinque anni, ma può essere estesa per un altro quinquennio.

Step successivi

Assunzioni, tasse e rendicontazione. Non c’è limite al numero di dipendenti locali ed espatriati che un UR può assumere, qualora la loro assunzione sia documentata correttamente. Tutti gli espatriati assunti, incluso il rappresentante, devono avere un permesso di lavoro. L’UR può assumere personale in modo diretto o utilizzando i servizi di un’agenzia di reclutamento.

Un UR non è soggetto all’imposta sui redditi della società (CIT ). E’ tuttavia responsabile della dichiarazione dell’imposta sul reddito delle persone fisiche relativa (PIT) ai propri dipendenti. Al fine di determinare l’imposta dovuta, gli UR devono effettuare un controllo fiscale che verifichi tutte le entrate e le spese durante l’esercizio fiscale per stabilire la base imponibile per il pagamento delle imposte. L’UR è inoltre tenuto a inviare al Ministero dell’Industria e del Commercio (MoIT ) le relazioni sulle sue attività dell’anno precedente entro il 30 gennaio di ogni anno.

Imposizione fiscale se l’UR viene considerato come stabile organizzazione

Come già indicato, ad un UR è concesso di effettuare solo attività di ricerca di mercato e di agire in qualità di ufficio di collegamento per la casa madre. Non può svolgere attività commerciali o supportare la casa madre con le sue attività commerciali in Vietnam.

Una stabile organizzazione (SO) viene definita in base alle leggi locali e all’accordo sulla doppia imposizione (ADI) tra il Vietnam e gli altri paesi. Generalmente la definizione di SO ai sensi di un ADI ha la precedenza sulle normative nazionali.

Se un’azienda straniera intende convertire l’UR in una SO, ma ha svolto attività secondo le leggi locali, potrebbe attivare un rischio di licenza. Pertanto le aziende straniere dovrebbero assicurarsi che il proprio UR svolga le attività previste dalle linee guida dell’ADI. Inoltre, se l’UR svolge attività al di fuori del proprio scopo, in Vietnam potrebbe essere soggetta ad un ulteriore carico fiscale.

Per evitare rischi fiscali o legati alla licenza nel caso in cui l’UR venga considerato SO, si raccomanda alle aziende di astenersi dal coinvolgere l’UR in attività di compravendita fra due parti o ogni altra attività che possa generare reddito.

Gli investitori esteri che intendono stabilirsi in Vietnam dovrebbero utilizzare i servizi di un consulente locale certificato che possa assicurare loro un processo di costituzione accurato, nel rispetto dei relativi ADI e dei regolamenti locali.