Gründung einer Repräsentanz in Vietnam

Eine Repräsentanz (Representative Office – RO) ist ein wirksames Instrument für ausländische Händler, um Markttrends in Vietnam zu beobachten und eine Zusammenarbeit mit lokalen Unternehmen einzugehen. Die Funktionen eines RO sind im Gegensatz zu einem selbstständigen Unternehmen eingeschränkt. Es ist normalerweise eine von der Muttergesellschaft abhängige Einheit, der es untersagt ist, eigene Umsätze zu realisieren und Verträge direkt einzugehen, sofern eine rechtlich autorisierte Vollmacht dies nicht bewilligt hat. ROs ist es strengstens untersagt Rechnungen auszustellen, was die Belastung bei der Buchhaltung und Steuerabrechnung verringert. Es ist einem RO gestattet vietnamesische und ausländische Arbeitnehmer direkt oder mittels einer Agentur anzustellen, sowie Bürofläche mit der nötigen Ausstattung anzumieten – beschränkt auf nur ein Büro in einer Provinz oder Stadt. Ein RO erhält ein eigenes Unternehmenssiegel und kann ein vietnamesisches Bankkonto für betriebliche Absichten öffnen.

Lizenzierungsverfahren

Gründung eines RO wird gewährt, wenn die Muttergesellschaft die Voraussetzungen für den Besitz einer amtlichen Bescheinigung für die Unternehmenseintragung im Land der Gründung, z .B. Handelsregisterauszug, erfüllt und im Ursprungsland seit mindestens einem Jahr tätig ist. Die Antragsunterlagen für eine RO-Lizenz müssen bei der Provinzabteilung für Industrie und Handel eingereicht werden. Eine RO-Lizenz ist max. fünf Jahre gültig, mit Option auf Verlängerung und sie wird innerhalb von 15 Tagen nach Erhalt der gültigen Antragsdokumente ausgestellt. Die aufgebrachte Zeit für Änderung oder Ergänzung des Antrags/Nachreichung weiterer Unterlagen wird nicht mit eingerechnet.

Die Antragsunterlagen für den Erhalt einer RO-Lizenz müssen enthalten:

• Ein Antragsschreiben und das Benennungsschreiben des Generalbevollmächtigten, unterschrieben durch den gesetzlichen Vertreter und versehen mit dem Unternehmenstempel oder -siegel;
• Eine beglaubigte Kopie der Gründungsurkunde, Bescheinigung der Unternehmenseintragung der Muttergesellschaft (wenn vorhanden), oder ein anderes staatlich zertifiziertes Dokument, dass die Geschäftsbereiche der Muttergesellschaft (wenn die Registrierungsdokumente die Geschäftsbereiche nicht aufweist) aufzeigt;
• Eine notariell beglaubigte Kopie der Unternehmenssatzung;
• Eine beglaubigte Kopie und vietnamesische Übersetzung des geprüften Geschäftsberichts oder alternativ andere rechtliche Dokumente die das letzte Geschäftsjahr der Muttergesellschaft darstellt, ausgefertigt durch ein unabhängiges Buchprüfungsunternehmen;
• Original oder gültige beglaubigte Abschrift des offiziellen Mietvertrages in Vietnam von einem Vermieter, der berechtigt ist, Büros zu vermieten.

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Alle Kopien dieser Dokumente müssen von der vietnamesischen Botschaft, im Heimatland des ausländischen Investors, notariell beglaubigt sein. Fremdsprachliche Dokumente müssen ins vietnamesische übersetzt werden sowie notariell beglaubigt und von den zuständigen vietnamesischen Behörden beglaubigt werden. Wenn eine Bewerbung ungültig ist, soll die Muttergesellschaft innerhalb von drei Arbeitstagen, nach Eingang des Antrags eine schriftliche Benachrichtigung erhalten.

Nachträgliche Genehmigungsverfahren

Betriebsbekanntmachung

Innerhalb von 45 Tagen nach Ausstellung der RO-Lizenz, ist es zwingend notwendig, dass das neue RO seine Gründung öffentlich entweder in einer Zeitung oder mittels einem elektronischen Medium, welches für die Veröffentlichung in Vietnam zugelassen ist, bekannt gibt. Ebenfalls sollten RO ihr offizielles Anfangsdatum bei der Genehmigungsstelle bekannt geben.

Eröffnung von Bankkonten

Einem RO ist es für den Zweck von Zahlungen gestattet, Bankkonten in vietnamesischem Dong und Fremdwährung bei lizenzierten Banken in Vietnam zu eröffnen. Diese Konten sollten ausschließlich für die Geschäftstätigkeiten des RO genutzt werden. Aufgrund des rechtlich eingeschränkten Tätigkeitsfeldes, dürfen die Konten nicht für Gewinn generierende Aktivitäten genutzt werden. Im Falle, dass ein RO Geld ins Ausland transferieren möchte, muss es einen berechtigten Grund dafür angeben. Nicht zuletzt müssen alle Aktivitäten die in Verbindung mit den Konten des RO stehen, einschließlich deren Eröffnung, Nutzung und Schließung mit den Bestimmungen der State Bank of Vietnam (SBV) übereinstimmen.

Steuern und Bilanz

Ein RO unterliegt nicht der vietnamesischen Körperschaftsteuer (corporate income tax – CIT). Dennoch muss es Umsatzsteuer (value-added tax – VAT) zahlen, wenn Waren und Leistungen von anderen vietnamesischen Unternehmen verbraucht werden. ROs sind verantwortlich für die Abführung der Einkommensteuer der Arbeitnehmer.

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Ein RO muss vor dem letzten Werktag im Januar einen schriftlichen jährlichen Geschäftsbericht über dessen betriebliche Tätigkeiten des vorangegangen Kalenderjahres einreichen.

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