Evitare i rischi di PE in Vietnam: le migliori pratiche per gli uffici di rappresentanza esteri

Per evitare di attivare lo status di Stabile Organizzazione (o Permanent Establishment – “PE”), gli investitori devono comprendere a fondo il quadro normativo del Paese che disciplina gli uffici di rappresentanza (o Representative Office – “RO”) e le PE. Ciò garantisce la conformità, riduce al minimo la responsabilità fiscale e riduce i rischi legali.

Gli investitori che espandono la propria attività in nuovi mercati come il Vietnam affrontano spesso il rischio della stabile organizzazione (PE), un problema comune che può portare a una doppia imposizione. Questo rischio si verifica in genere quando gli uffici di rappresentanza (RO) di aziende straniere superano il livello operativo consentito in Vietnam. Questo articolo offre una panoramica completa dei concetti di PE e RO, fornendo agli investitori alcuni suggerimenti per evitare inutili passività fiscali.

Come viene definito l’Ufficio di Rappresentanza dalla legge del Vietnam?

Secondo il Punto 2, articolo 44, della legge vietnamita sulle imprese del 2020, l’ufficio di rappresentanza di un’impresa è “la sua unità dipendente, che agisce come rappresentante autorizzato dell’impresa, rappresenta e protegge gli interessi dell’impresa. Inoltre, un ufficio di rappresentanza non deve condurre trattative né generare reddito”.

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Inoltre, il decreto n. 07/2016/ND-CP del 25 gennaio 2016 consente all’ufficio di rappresentanza di svolgere unicamente attività di collegamento, ricerche di mercato, attività preparatorie o ausiliarie e promozione del commercio e degli investimenti della società madre entro il periodo indicato nella licenza di esercizio. Per quanto riguarda l’operatività, un RO è autorizzato a svolgere solo determinate funzioni, tra cui:

• Affitto uffici;
• Noleggio e acquisto di attrezzature e strutture necessarie per il loro funzionamento;
• Reclutamento di dipendenti vietnamiti ed espatriati che lavoreranno per il RO;
• Apertura di conti bancari in valuta estera o dong vietnamiti presso banche autorizzate in Vietnam e utilizzo di tali conti solo per le operazioni del RO;
• Stipula contratti per le attività di cui sopra, al servizio dell’attività del RO (es. contratti di lavoro, contratti di locazione di uffici, ecc.); e
• Detenere il timbro del RO.

I regolamenti del Vietnam specificano anche quali attività non rientrano nell’ambito di attività di un RO, tra cui:

• Conduzione diretta di attività che generino profitto in Vietnam;
• attività di promozione commerciale che non rientrano nell’ambito consentito dal diritto commerciale; e
• Stipula di eventuali contratti commerciali; e
• Modifica o integrazione di contratti commerciali stipulati dalla società madre, ad eccezione dei casi consentiti in cui i rappresentanti principali sono delegati dalla società madre a intraprendere tali azioni con una lettera di autorizzazione specifica.

Come viene definita la Stabile Organizzazione (PE) dalla legge del Vietnam?

La creazione di una PE in Vietnam è definita dall’applicazione delle leggi nazionali e dei trattati fiscali firmati tra il Vietnam e altri Paesi.

In Vietnam, la PE è definita come “una sede fissa di affari attraverso la quale un’impresa straniera svolge una parte o la totalità della sua attività commerciale o produttiva in Vietnam”.

In base alla legge nazionale, le autorità fiscali vietnamite determinano la PE in base alle seguenti tre condizioni:

• L’esistenza di una “sede commerciale”;
• Questa sede commerciale deve essere fissa; e
• L’impresa svolge tutta o parte della propria attività commerciale attraverso tale sede.

Di seguito sono riportate le forme di PE con sede in Vietnam attraverso le quali le società straniere svolgono alcune o tutte le operazioni commerciali e attività produttive secondo la normativa nazionale:

• Filiali, uffici di rappresentanza, fabbriche, officine, mezzi di trasporto, giacimenti petroliferi o altri siti di estrazione di risorse naturali in Vietnam;
• Cantieri;
• Centri di servizio, compresi i servizi di consulenza per il tramite di dipendenti o organizzazioni, a condizione che tali servizi siano legati ad uno o più progetti in Vietnam e che abbiano una durata superiore a 183 giorni nei 12 mesi;
• Agenti di imprese estere; e
• Rappresentanti in Vietnam autorizzati alla firma di contratti in nome di società straniere o rappresentanti responsabili della fornitura regolare di beni e servizi in Vietnam.

Nel caso in cui l’Accordo contro la doppia imposizione (DTAA) firmato dal Vietnam contenga disposizioni diverse sulle PE, prevarranno le disposizioni di tale accordo.

Affrontare le sfide relative alla PE in Vietnam: la conformità fiscale

Le autorità fiscali del Vietnam possono considerare un RO come un PE nel caso in cui esegua operazioni diverse da quanto consentito. Le seguenti attività possono aumentare il rischio di avere una PE:

• Fornitura di servizi di manutenzione ai clienti che acquistano prodotti dalla casa madre;
• Attività di promozione delle vendite e vendita di prodotti per conto della casa madre in Vietnam; e
• Stipula di contratti commerciali per conto della casa madre in Vietnam.

Da un punto di vista fiscale, una volta che il RO è considerato come la PE della società madre, il reddito attribuito al RO in Vietnam sarà soggetto a tassazione, con conseguente aumento dell’onere finanziario per l’entità straniera che opera nel Paese. Il mancato pagamento delle imposte così maturate può comportare sanzioni significative, tra cui multe che potrebbero equivalere o superare l’obbligazione fiscale originale.

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Il rischio di doppia imposizione può essere piuttosto oneroso. Secondo l’indice Ease of Doing Business della Banca Mondiale, le aziende in Vietnam devono effettuare annualmente 32 pagamenti fiscali, con un carico di 498 ore dedicate alla conformità. Ciò evidenzia il notevole onere amministrativo che grava sulle imprese.

Inoltre, eventuali violazioni della normativa potrebbero compromettere gli sforzi futuri della società madre per trasformare l’ufficio di rappresentanza (RO) in una diversa entità aziendale per attività generatrici di reddito. La società madre estera potrebbe affrontare difficoltà nell’ottenere le licenze necessarie per costituire una nuova società in Vietnam, considerando che il RO ha una storia di violazioni delle normative sulle licenze.

Consigli per le imprese straniere in Vietnam

Le imprese straniere che operano in Vietnam possono incorrere involontariamente in rischi di PE, portando alla nascita di obblighi fiscali significativi e complicazioni future. Per evitare questi problemi, è fondamentale che le aziende conoscano in modo approfondito le leggi ed i regolamenti locali, oltre ai trattati fiscali applicabili. Questa conoscenza li aiuterà a identificare le situazioni che potrebbero portare a una PE, a comprendere le conseguenti implicazioni fiscali e a capire se possono applicare il trattato fiscale per ottenere esenzioni o aliquote fiscali ridotte.

Inoltre, le imprese estere dovrebbero garantire che i loro RO non si impegnino in transazioni commerciali o in qualsiasi parte del ciclo commerciale che esuli dalle funzioni autorizzate. Il RO deve altresì evitare di partecipare a qualsiasi attività che generi entrate per l’entità straniera in Vietnam.

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